Gérer une entreprise impose la création et l’utilisation de très nombreux documents. À la faveur du phénomène de digitalisation qui touche ces dernières années tous les secteurs de la société, beaucoup de ces documents peuvent être aujourd’hui produits sous forme numérique. D’où l’intérêt de s’adjoindre les services de solutions SaaS ou de logiciels.
Nous allons, dans cet article et pour vous permettre d’y voir un peu plus clair, faire le point sur les différentes possibilités qui s’offrent à vous. Nous ne manquerons pas non plus de vous exposer les avantages que vous avez à les choisir pour votre activité.
Pourquoi créer des documents numériques ?
La digitalisation des process est un phénomène qui prend de l’ampleur au sein de la société au sens général du terme. Il est donc tout naturel qu’elle ait atteint le domaine de l’entreprise. Par ailleurs, l’État a récemment légiféré, imposant la création de factures en ligne pour toutes les transactions entre établissements des secteurs aussi bien privé que public à compter de cette année 2024. Une raison supplémentaire et imparable de sauter le pas du numérique.
Les avantages du numérique sont, par ailleurs, nombreux :
- un gain de temps conséquent : aussi bien pour l’édition de documents que lorsque l’on a besoin d’effectuer des recherches, le numérique permet de tout regrouper en un seul et même endroit, le laissant accessible à tout moment ;
- une sécurité accrue : tous les concepteurs de logiciel vous le diront, la sécurité est au cœur même de leurs préoccupations quand ils travaillent sur un nouveau produit. C’est en effet le souci premier des chefs d’entreprise
- limiter l’usage de documents papier et ainsi l’impact de l’entreprise sur l’environnement : le gain de place est aussi un argument de poids à ce niveau, tout comme la facilité à s’y retrouver dans les archives évoquée plus haut.
Il n’y a donc rien qui vous retient de vous lancer.
La différence entre SaaS et logiciel “on premise”
Il existe deux principales solutions pour bénéficier d’un logiciel pour l’édition de vos documents administratifs : le SaaS et la solution “on premise”. Voyons la différence entre les deux.
Le SaaS
L’acronyme SaaS signifie, en anglais, software as a service. Il s’agit d’une solution hébergée sur les serveurs du fournisseur et à laquelle on accède en ligne, via le paiement d’un abonnement. Son utilisation inclut alors le support d’un service client en cas de besoin. Cela revient, en quelque sorte, à externaliser le service concerné.
L’avantage du SaaS, c’est que vous avez en permanence accès à la version la plus récente du logiciel, qu’il s’agisse d’une solution de facturation, d’édition de devis ou de gestion des RH.
La solution “on premise”
Il s’agit tout simplement d’un logiciel que vous allez acquérir et dont vous allez pouvoir vous servir moyennant le paiement d’une licence. Ce logiciel est installé sur le réseau ou les ordinateurs de votre entreprise. À la différence du SaaS, il nécessite des mises à jour régulières en fonction de la manière dont ses créateurs le développe.
Dans un cas comme dans l’autre, vous pouvez être assuré de l’efficacité comme de la sécurité des solutions qui vous sont proposées. Conçues de manière à pouvoir s’adapter à toutes tailles d’entreprises et à tous types d’activités, elles sont les alliées indispensables pour qui souhaite prendre le train de la digitalisation en étant équipé au mieux.